Cómo lidiar con las interrupciones

En el post anterior, estuve hablando de cómo conseguir avanzar en esas tareas importantes y de alto impacto para nuestra vida profesional o personal. Hoy hablaré, tal como prometí, de algunas ideas para lidiar con las interrupciones que impiden alcanzar resultados, de manera eficaz y sobre todo, sin ofender a quienes nos interrumpen.

Es importante tener claro que cuando mejor nos desempeñamos es precisamente cuando podemos concentrarnos de manera exclusiva en una tarea en particular. Estos periodos de concentración pura son cada vez más cortos, ya que nuestro cerebro se ha ido adaptando a los distractores que hacen parte de nuestra vida cotidiana: Internet, el teléfono, las personas, la mensajería instantánea, etc.

Sin embargo, la concentración es como un músculo: se puede desarrollar a través de la práctica. Y para ello, con algunas sugerencias, podremos conseguir avanzar en nuestros objetivos sin que perdamos la paciencia.

En primer lugar, es importante hacer una lista de aquello que nos interrumpe: llamadas telefónicas, correos electrónicos, personas que acuden a preguntar o consultarnos algo, Internet o cualquiera que sea la fuente. Si queremos contar con periodos para ejercitar nuestra concentración, es importante establecer “horas de concentración”, es decir, periodos de tiempo donde no se le permite a nadie interrumpirnos. Para quienes tienen jefes con este hábito, es importante que se comuniquen con el o ella y le expliquen en qué consisten estos lapsos de tiempo, para que lo entienda y los respete. La duración depende de cada persona: se puede comenzar con periodos cortos de unos 10 minutos para ir entrenando nuestra capacidad de atención, e irlos aumentando paulatinamente. Es importante tener en cuenta que a partir de los 45 minutos, el nivel de atención disminuye, por lo que sería conveniente ir descansando entre periodos. Con 5 minutos basta.

Por otra parte, si a pesar de haber establecido estos periodos, las interrupciones siguen llegando, una buena alternativa es escribir aquello que nos están solicitando en una libreta o cuaderno para sacarlo de nuestra mente y continuar con lo que estemos haciendo. En cuanto hayamos terminado, podremos referirnos a los apuntes y responder a la petición que nos fue formulada. Con eso no perdemos el hilo de lo que estábamos haciendo y tampoco le daremos a entender a quien nos ha interrumpido que su solicitud no es importante.

Un buen truco, que casi nunca falla, es ponernos auriculares mientras trabajamos. Es una señal universalmente reconocida que indica que estamos concentrados en algo. Puede que no estemos oyendo nada, o que hayamos puesto algo de música suave que incentive la concentración, pero nadie tiene por qué enterarse. Un efecto colateral es que unos buenos auriculares aislan el ruido exterior, cosa realmente útil en una oficina con mucha gente y si el sonido ambiente nos dificulta la concentración.

Por último, el destinar periodos de tiempo para tareas específicas también permite desarrollar un sentido de la concentración más agudo. Esto es, 20 minutos para responder correos electrónicos, 20 minutos para leer los informes, 20 minutos para escribir una propuesta, 20 minutos para hacer o recibir llamadas telefónicas, etc. Con esto, nuestro cerebro “entenderá” que durante ese periodo se puede concentrar exclusivamente en una actividad, con lo que conseguiremos reducir la frustración y terminar más tareas.

¿Alguna otra sugerencia o truco efectivo en particular? Me encantaría conocer sus opiniones en los comentarios!